Облік робочого часу за карткою або відбитком пальця на базі N-GATE: як це працює і як підключити до CRM

Питання «о котрій прийшов і о котрій пішов» у більшості компаній досі вирішує зошит на прохідній або чесне слово. Програми обліку робочого часу на комп’ютері рахують не людину, а її мишку; охоронець записує «приблизно дев’ята». Між тим у вас на в’їзді або на дверях уже може стояти контролер N-GATE, який кожен прохід і так бачить. Ця стаття — про те, як із контролю доступу зробити облік робочого часу за карткою або відбитком пальця, і що для цього треба.

Одразу чесно: готового «коробкового» рішення обліку робочого часу ми поки не продаємо. Платформа для нього є, вона щодня працює на проходах, і зібрати з неї облік для конкретної компанії — завдання на тижні, а не на місяці. Ми зробимо його під запит. Нижче — що саме і як.

Чому облік часу логічно робити на контролері доступу

Облік робочого часу за карткою — це той самий прохід через двері, тільки з іншим звітом. Контролер N-GATE уже вміє головне: розпізнати, хто прикладає картку, вирішити, пускати чи ні, і записати подію з точним часом у журнал. Різниця між «контролем доступу» і «обліком часу» — не в залізі, а в тому, що робити з журналом: пускати або рахувати години.

Тому в такій системі не потрібен окремий термінал обліку за 20–30 тисяч гривень з власним софтом і власною базою людей. Люди, картки і події живуть в одному місці — там же, де ворота і двері.

Як це працює для співробітника

• Прийшов — приклав. Картку або брелок до зчитувача на вході, або палець до зчитувача відбитків. Двері відчиняються, час приходу записано.
• Пішов — приклав. Другий зчитувач на виході фіксує час виходу. З пари «вхід — вихід» народжується тривалість зміни — не зі слів, а з проходів.
• Вийшов на обід і повернувся — обидві події теж у журналі; чи вираховувати обід, вирішує правило вашої компанії, а не охоронець.
• Забув картку — адміністратор пропускає вручну, і в журналі лишається, хто саме натиснув кнопку і о котрій. Обхід є, але він підписаний.

Точка проходу — це не обов’язково турнікет. Електрозамок на дверях офісу, хвіртка на виробництві, шлагбаум на в’їзді для водіїв — контролер керує будь-яким механізмом із сухим контактом, а зчитувач ставиться там, де людина фізично проходить.

Картка, брелок або відбиток пальця

Контролер приймає стандартні зчитувачі з інтерфейсом Wiegand — це і RFID-картки, і брелоки, і зчитувачі відбитків пальців, і комбіновані. Для системи всі вони віддають ідентифікатор людини; що саме прикладати, вибираєте ви:

• картка або брелок — найдешевше, працює на всіх, але картку можна передати колезі «відмітити мене»;
• відбиток пальця — передати не можна, дорожчий зчитувач, гірше працює з брудними або мокрими руками на виробництві;
• картка + палець на одному зчитувачі — компроміс: картка для швидкості, палець там, де важлива чесність відмітки.

Для обліку часу потрібен контролер зі входом під зчитувач — модель STANDARD; MINI відкриває з телефона і зчитувача не має.

Що видно власнику

Журнал проходів — це вже облік: хто, коли, через яку точку, пустили чи ні і чому. Для звіту робочого часу поверх нього збираються ті самі дані у формі, яку читає бухгалтер або керівник:

• табель за місяць по кожному співробітнику — прихід, вихід, відпрацьовано;
• запізнення та ранні виходи відносно графіка;
• хто зараз на території — рахується з тих самих входів і виходів;
• вивантаження у таблицю для нарахування зарплати.

Саме цей звітний шар ми і збираємо під конкретну компанію: у кожного свої правила — обід, нічні зміни, кілька точок, водії, які відмічаються шлагбаумом.

Підключення до вашої CRM або 1С

Найчастіше облік часу потрібен не сам по собі, а для зарплати — а зарплата вже рахується у вашій CRM, ERP чи 1С. Тому ми бачимо два варіанти, і обидва технічно доступні на платформі N-GATE:

• Віддавати події у вашу систему. Кожен прихід і вихід контролер передає через API або вебхук у вашу CRM чи 1С, а табель і зарплата рахуються там, де вони рахуються зараз. N-GATE у цій схемі — датчик часу, а не ще одна програма.
• Рахувати всередині N-GATE і віддавати готовий табель файлом або за посиланням, якщо своєї системи для зарплати немає.

Для наших власних систем обліку — CRM для сервісних центрів і CRM для спортзалів з тим самим контролером на прохідній — така інтеграція вже природна: там прохід за карткою пишеться в журнал із часом входу й виходу сьогодні. Для стороннього софту — робимо конектор під його API. Як така розробка виглядає з боку інженерів — правила змін, табель, конектор до 1С — розібрано на сайті розробника: система обліку робочого часу під вашу компанію.

Що буде, коли зникне інтернет або світло

База карток лежить на самій платі контролера, тож зчитувач працює і без зв’язку: людей пускає, події накопичує і віддає в журнал, щойно інтернет повернеться. Час приходу при цьому береться з моменту проходу, а не з моменту синхронізації. Про живлення — окрема стаття: шлагбаум без світла з N-GATE і звичайним ДБЖ; для дверей із замком принцип той самий.

Кому це підходить

• Виробництво і склад — хвіртка або турнікет, картки або відбитки, кілька змін.
• Сервісний центр, майстерня, СТО — двері з електрозамком, картки, табель для відсоткової зарплати майстрів.
• Автопарк і логістика — водії відмічаються шлагбаумом на в’їзді, час зміни рахується від проїзду.
• Офіс — замок на дверях і відмітка карткою замість ручного журналу на ресепшені.

Якщо у вас уже стоїть N-GATE на воротах або шлагбаумі — обліку часу для водіїв і співробітників, що заїжджають на територію, бракує лише звіту. Якщо не стоїть — точка проходу для обліку і точка проходу для доступу є однією і тією ж покупкою.

З чого почати

Напишіть, скільки у вас людей і точок проходу, чим хочете відмічатись — карткою чи пальцем — і куди мають потрапляти дані: у вашу CRM, 1С або просто в таблицю. З цим ми скажемо, скільки займе зібрати облік під вас і що для нього треба з обладнання. Телефон — 096 000 76 03. Як улаштований сам контроль доступу і що ще вміє контролер — керування воротами та шлагбаумом з телефона.